Provision sur charge : comment ça marche ?

Provision sur charges : définition

La provision sur charges représente une avance sur les dépenses communes de l'immeuble pour le propriétaire et une avance sur les charges locatives pour le locataire. Les provisions sur charges permettent de couvrir les coûts réguliers tels que l'entretien des parties communes, les frais de chauffage collectif, l'eau et autres services liés à l'immeuble.

Les charges peuvent être réparties en deux catégories principales.

• Les charges locatives (ou charges récupérables): ce sont les charges que le propriétaire peut récupérer auprès du locataire. Elles comprennent généralement les frais d'entretien et de petites réparations des parties communes, les services collectifs comme l'eau et le chauffage, et les taxes relatives aux ordures ménagères.
• Les charges non récupérables: ce sont les charges qui restent à la charge du propriétaire. Elles incluent notamment les grosses réparations, les frais de gestion de copropriété et certains frais de maintenance de l'immeuble.

Comment sont calculées les provisions sur charges qui incombent aux locataires ?

Liste des charges locatives

Les charges locatives sont spécifiées par la loi et comprennent principalement :

• les dépenses d'entretien courant et de menues réparations des parties communes: cela inclut le nettoyage, l'entretien des espaces verts, la maintenance des ascenseurs, etc. ;
• les services collectifs: l'eau froide et chaude, le chauffage collectif, l'électricité des parties communes, la ventilation, etc. ;
• les taxes locatives: comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Tableau des charges locatives récupérables

Charges récupérables	Détail
Employé d’immeuble ou gardien/concierge	Employé d’immeuble : salaire versé à l’employé d’immeuble + charges sociales et fiscales sauf indemnités et primes. Concierge ou gardien : 75 % du salaire versé s’il assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles ou 40 % s’il n’assure que l’une ou l’autre des 2 tâches, hors indemnités et primes.
Ascenseurs	Électricité, exploitation de l’appareil, fourniture de petits matériels, menues réparations.
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif	Eau froide des occupants, eau nécessaire à l’entretien des parties communes et des espaces extérieurs, produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau. Fourniture d’énergie. Exploitation des compteurs généraux et individuels. Réparation des fuites sur joints.
Installations individuelles	Chauffage et production d’eau chaude. Distribution d’eau dans les parties privatives.
Parties communes intérieures	Électricité, produits d’entretien, réparation des appareils d’entretien, frais de personnel d’entretien…
Espaces extérieurs	Voies de circulation, aires de stationnement, espaces verts, aires de jeux pour enfants.
Taxes et redevances	Taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage et redevance assainissement.

Calcul des provisions sur charges

Le calcul des provisions sur charges pour les locataires se base sur les dépenses réelles de l'année précédente. Voici les étapes typiques du calcul.

1. Estimation des charges annuelles : le propriétaire ou le syndic estime les dépenses pour l'année à venir en se basant sur les coûts de l'année précédente et sur les éventuelles augmentations prévues.
2. Répartition des charges : les charges sont ensuite réparties entre les locataires proportionnellement à leur quote-part, généralement en fonction de la surface habitable de chaque logement.
3. Montant mensuel des provisions : le total des charges estimées pour l'année est divisé par 12 pour obtenir le montant des provisions mensuelles que chaque locataire devra payer.

Comment sont calculées les provisions sur charges qui incombent aux copropriétaires ?

Liste des charges non récupérables

Les copropriétaires doivent faire face à des charges non récupérables, qui comprennent :

• les gros travaux de réparation et d'entretien: ravalement de façade, réfection de la toiture, etc. ;
• les frais de gestion de la copropriété: honoraires du syndic, frais de tenue des assemblées générales, etc. ;
• les assurances de l'immeuble: assurance multirisque habitation, responsabilité civile, etc.

Calcul des provisions sur charges

Pour les copropriétaires, le calcul des provisions sur charges suit un processus similaire.

• Établissement du budget prévisionnel: lors de l'assemblée générale annuelle, les copropriétaires votent le budget prévisionnel pour l'année suivante, incluant les charges non récupérables.
• Répartition des charges: les charges sont réparties selon les tantièmes de copropriété de chaque lot, c'est-à-dire la quote-part de chaque copropriétaire dans les parties communes.
• Appels de fonds trimestriels: le montant total des charges prévisionnelles est divisé par quatre et appelé trimestriellement auprès des copropriétaires.

Régularisation annuelle des charges : comment ça marche ?

La régularisation des charges est une étape essentielle pour ajuster les provisions versées aux dépenses réelles de l'année écoulée. Cette régularisation concerne aussi bien les locataires que les copropriétaires.

Pour les locataires, une fois par an, le propriétaire doit fournir un décompte des charges réelles. Si les provisions versées sont supérieures aux charges réelles, le propriétaire rembourse la différence au locataire. En cas de sous-estimation, le locataire doit régler le solde restant.

Pour les copropriétaires, le syndic présente le décompte des charges annuelles en assemblée générale. Les copropriétaires doivent alors régler le solde si les provisions étaient insuffisantes, ou ils sont remboursés en cas de trop-perçu.

Quels sont les droits et devoirs des locataires concernant les provisions sur charge ?

Obligations légales des locataires

Les locataires sont tenus de payer les provisions sur charges prévues dans leur contrat de location. Ces provisions doivent être justifiées par le propriétaire, qui doit fournir un décompte détaillé des charges une fois par an. Les locataires ont également le droit de demander la consultation des justificatifs des charges pendant un mois après l'envoi du décompte.

Droits en cas de litige ou de désaccord

En cas de désaccord sur le montant des charges ou sur leur justification, les locataires peuvent :

• demander des explications: le locataire peut demander des explications détaillées et des justificatifs au propriétaire ;
• recourir à la commission départementale de conciliation: en cas de conflit persistant, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation ;
• engager une action en justice: en dernier recours, le locataire peut porter l'affaire devant le tribunal pour contester les charges.

Marche à suivre pour contester une provision sur charge

• Vérification des charges: le locataire doit d'abord vérifier les charges mentionnées dans le décompte annuel et comparer avec les justificatifs fournis.
• Demande de rectification: si une anomalie est constatée, le locataire doit adresser une lettre recommandée avec accusé de réception au propriétaire pour demander une rectification.
• Saisie de la commission de conciliation: si le propriétaire ne répond pas favorablement, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation pour tenter de résoudre le litige à l'amiable.
• Action en justice: en dernier recours, le locataire peut porter l'affaire devant le tribunal compétent.

Les provisions sur charges sont essentielles dans la gestion financière des immeubles, tant pour les propriétaires que pour les locataires. Elles doivent être calculées avec précision et justifiées par des dépenses réelles pour éviter les litiges. Les locataires ont des droits et des recours en cas de désaccord pour une gestion transparente et équitable des charges locatives.