Les documents qu'un bailleur doit fournir au locataire

Quels documents un bailleur doit-il fournir en début de location ?

Le propriétaire a l’obligation de remettre au locataire différents documents en plus du contrat de location.

Le contrat de location

Aussi appelé bail de location, il doit être conforme à la réglementation pour être valable.

Location d’un meublé ou d’un logement vide

Le contrat de location, qu’il concerne un logement vide ou meublé, doit :

• être écrit et exister en plusieurs exemplaires (autant qu’il y a de parties en présence) ;
• mentionner des données spécifiques (variables selon la date de création du bail). 

Par exemple, pour un bail signé depuis le 29 juillet 2023, le contrat doit contenir :

• des informations sur les parties (nom et domicile du propriétaire, nom du locataire, date de prise d’effet, durée du bail…) ;
• des informations sur le logement (description du logement, surface habitable…) ;
• des informations sur le loyer, les charges et le dépôt de garantie ;
• des informations sur les frais d’agence immobilière (éventuellement).

Le cas particulier de la location saisonnière

Un contrat de location saisonnière doit aussi respecter un certain formalisme. Il doit être fait par écrit en deux exemplaires et signé par les deux parties, chacune conservant un exemplaire signé. 

Le contrat doit notamment aborder :

• le paiement de la location, dont le prix de la location, les modalités de paiement (acompte ou arrhes, dépôt de garantie…) et le montant prévisionnel de la taxe de séjour ;
• l’annulation de la réservation (par le loueur ou le client, ses conséquences…). 

Ce document obligatoire en location doit par ailleurs reprendre les informations sur les parties et le logement, comme dans un bail classique de bien vide ou meublé.

Les diagnostics techniques

Différents documents annexes au bail de location sont également à présenter, dont un dossier de diagnostic technique (DDT) qui regroupe plusieurs états des lieux et évaluations sur le logement. 

Les diagnostics obligatoires en location sont les suivants :

• un diagnostic de performance énergétique (DPE) ;
• un constat de risque d’exposition au plomb (Crep) ;
• un état de l’installation intérieure de l’électricité (si l’installation a plus de 15 ans) ;
• un état de l'installation intérieure de gaz (si l’installation a plus de 15 ans) ;
• un état des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon…) si le logement se situe dans une zone concernée ;
• un diagnostic bruit si le logement se situe dans une zone concernée également. 

Fournir un DDT est obligatoire pour les locations meublées ou vides.

L’état des lieux d’entrée

Réalisé au moment de la remise des clés, l’état des lieux d’entrée a pour objectif de décrire l’état du logement et de ses équipements. Il est fait en présence des deux parties, locataire et propriétaire (ou son représentant). 

L’état des lieux doit comporter entre autres :

• les relevés des compteurs individuels d’électricité et d’eau ;
• une description précise de l’état des sols, des murs, des plafonds, des équipements, des fenêtres et des portes, des meubles (si la location est meublée) etc. pour chaque pièce du logement. 

Dans le cas d’une location meublée, le bien doit être équipé d’un certain nombre d’éléments obligatoires (literie, four, réfrigérateur…), dont la liste est fixée par le décret 2015-981 du 31 juillet 2015. Lors de l’état des lieux d’entrée, le locataire doit prendre le temps de vérifier que tous ces éléments figurent bien dans le logement. Il doit aussi évaluer leur état avec le propriétaire.

La notice des droits et obligations

Le contrat de location doit également inclure une notice d’information qui liste les droits et les obligations de chaque partie.

Les documents complémentaires

Selon les cas de figure, d’autres documents peuvent être annexés au bail de location, à savoir :

• une copie de la grille de vétusté, si les deux parties ont décidé de l’appliquer ;
• une copie de la convention Anah, si le logement est conventionné
• un extrait du règlement de copropriété, si le logement se trouve dans un immeuble en copropriété. 

Qu’il s’agisse d’une location de maison ou d’une location d’appartement, les documents à fournir par le propriétaire sont les mêmes.

Quels documents un bailleur doit-il fournir durant la location ?

Pendant toute la durée du bail de location, le propriétaire bailleur doit présenter régulièrement certains documents.

La quittance de loyer

La quittance de loyer précise les sommes versées par le locataire de façon détaillée : d’un côté le loyer, de l’autre les charges s’il y en a. Elle est émise à la suite au paiement du loyer et doit être remise gratuitement au locataire (version papier ou numérique).

Les justificatifs de régularisation des charges

Lorsqu’il réalise des demandes de provisions et de régularisations de charges, le propriétaire doit fournir des justificatifs au locataire. 

Un mois avant la régularisation annuelle, le bailleur doit faire parvenir au locataire le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude ou froide, ascenseur…) et le mode de répartition des charges locatives entre les logements.

Quels documents un bailleur doit-il fournir en fin de bail ?

Vous vous demandez quels papiers doit fournir le bailleur au locataire à la fin d’une location ? Il doit notamment procéder à un état des lieux de sortie écrit.

L’état des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie de bail met un terme à la location. Il est le pendant de l’état des lieux d’entrée et doit être comparé avec. 

Il décrit l’état des lieux du logement et de ses équipements au moment du départ du locataire. Il doit être réalisé lors de la remise des clés du locataire au propriétaire en présence des deux parties. Il doit également être écrit et signé. 

L’état des lieux de sortie doit reprendre les mêmes rubriques que l’état des lieux d’entrée, notamment les relevés des compteurs individuels d’énergie et d’eau, ainsi qu’une description précise de l’état des sols, des murs, des plafonds, des équipements etc. pour chaque pièce du logement. 

Il existe des différences entre les deux états des lieux.

• Si elles sont dues à l’usage ou à l’usure normale du logement, le propriétaire ne peut pas retenir le dépôt de garantie.
• Si elles sont dues à une dégradation, leur réparation doit faire l’objet d’une estimation. Le coût est alors déduit ou couvert par le dépôt de garantie.

Une dernière quittance de loyer

Le propriétaire fournit aussi au locataire sa dernière quittance de loyer.

Le congé donné au locataire

Si le propriétaire met un terme au contrat de location pour vendre le bien ou pour y habiter, il doit adresser au locataire une lettre de préavis et préciser le motif (congé pour vente, pour reprise ou pour motif légitime et sérieux). Il doit joindre à cette demande de congé une notice d’information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d’indemnisation du locataire.

Documents complémentaires : que peut demander le bailleur ?

Selon les situations, le propriétaire bailleur est en droit de demander au locataire, sans outrepasser ses droits, d’autres documents, comme par exemple une attestation d’assurance habitation.